REDACCIÓN FORMULARIA U OFICIAL.
La redacción formularia u oficial comprende todos aquellos escritos cuya exposición debe ajustarse a unas fórmulas y sistemas establecidos.
Entre las diversas manifestaciones que comprende, las más conocidas son:
- El acta, relación escrita de todo lo sucedido, tratado y acordado en una junta o reunión.
- La carta comercial, escrito que resulta como consecuencia del establecimiento o mantenimiento de relaciones comerciales entre dos particulares, empresas o entidades.
- El certificado, documento mediante el cual se da fe de la veracidad de un hecho concreto.
- La circular, variedad de carta comercial que se confecciona en serie y tiene por finalidad el informar de un mismo asunto a todas y cada una de las personas integrantes de un grupo.
- El "curriculum vitae", relación de datos biográficos, títulos académicos, honores, trabajos realizados y cargos desempeñados que sirvan para calificar a una persona.
- El informe, noticia o instrucción que se da sobre un suceso, un negocio, o bien sobre una persona.
- La instancia, escrito mediante el cual se formula una petición a una persona de cargo superior, o bien a un organismo o entidad.
- El oficio, comunicación escrita referida a los asuntos de servicio público en las dependencias del Estado; y también, la que media entre individuos de distintas corporaciones sobre asuntos concernientes a ellas.
LA INSTANCIA.
La instancia es un escrito mediante el cual una persona se dirige a otra de rango superior, o bien a un organismo o entidad, con el fin de realizar una petición.
Las instancias reciben diferentes nombres según la categoría de la persona o entidad a quien van dirigidas. Así, se denomina
Memorial, cuando se eleva al Sumo Pontífice, o a un Jefe de Estado, Monarca o Príncipe.
Exposición, cuando se dirige a las Cortes o a una Junta Política.
Recurso, cuando se dirige a una autoridad apelando contra lo resuelto por otra, o por ella misma;...
En general, es aconsejable realizar las instancias por duplicado, a fin de que en la oficina donde se presenten sellen la copia, que servirá de recibo o justificante.
PRESENTACIÓN.
La instancia es un documento cuya redacción, distribución y presentación han de someterse a unas normas establecidas. Por ello, algunos organismos y entidades disponen de instancias, ya preparadas, y para cuya cumplimentación hay que limitarse a rellenar los espacios en blanco.
Para la realización de instancias se utiliza papel de tamaño folio, generalmente "de barba", en el que debe escribirse en sentido vertical.
En cuanto a sus márgenes, deben ajustarse a las siguientes especificaciones: superior, de 5 a 7 cm.
derecho, de 1 a 2 cm.
izquierdo, aproximadamente la tercera parte del ancho del papel, salvo en instancias de tipo "memorial", en cuyo caso ha de ser la mitad de la anchura del papel.
inferior, sin margen, ya que -como veremos más adelante- en esta parte debe figurar el pie del escrito.
PARTES DE UNA INSTANCIA.
Al igual que la carta comercial, la estructura de una instancia consta de tres partes: encabezamiento, cuerpo y pie, cada una con sus respectivos apartados.
ENCABEZAMIENTO.
Datos del solicitante, tales como nombre y apellidos, domicilio, profesión, estado civil.... y demás circunstancias personales propias del asunto que motiva la instancia, así como el número del Documento Nacional de Identidad.
El nombre y los datos expresados pueden exponerse directamente: "D........!; o también ir precedidos por la fórmula "El que suscribe, D.......". A continuación de los datos, y únicamente en aquellos casos en los que la instancia vaya dirigida a cargos de los órganos superiores de la Administración, debe constar: "...a V.I." (o el tratamiento que proceda).
CUERPO.
Exposición: Se inicia con la expresión "EXPONE", seguida del vocablo "Que", e inmediatamente se pasa a detallar el motivo o motivos en que se basa la petición.
Petición: Se inicia con la palabra "SOLICITA", tras la cual se expresa aquello que se pide.
Fecha y firma: A continuación de la petición se detalla la fecha "En Pontevedra, a.... de.... de...", cuya consignación conviene sea literal; y se firma.
En este aspecto, es de interés destacar que es obligada la identificación nominativa del firmante, que se realizará consignando el nombre y apellidos al pie de la firma y rúbrica correspondiente.
PIE.
Se escribe con mayúsculas, sin márgenes, y en la parte inferior del folio. En él, se especifica el tratamiento, si procede, y el cargo de la autoridad a quien la instancia va dirigida.
Esquema de distribución de una instancia.
............................................................
ENCABEZAMIENTO: Datos del solicitante.
Nombre y apellidos, edad, hijo de..... y de......., natural de....., provincia de......., con D.N.I..............y residencia en.............., calle.......................
CUERPO:
EXPONE: Que.............
SOLICITA:
Fecha En Valladolid, a veinte de junio de mil novecientos ochenta y ocho.
Firma e identificación.
PIE. Tratamiento y cargo de la autoridad a quien se dirige.